Контроль соответствия лицензий ПО
Управление соблюдением лицензионных требований — это критическая структура для организаций, которая помогает навигировать сложностями управления программными лицензиями. С появлением сложных технологий и увеличением зависимости от цифровых инструментов, управление программными лицензиями стало основным аспектом корпоративного управления и управления рисками.
Что такое соблюдение лицензионных требований?
Соблюдение лицензионных требований означает обеспечение того, чтобы программа, установленная на компьютерах и устройствах организации, соответствовала условиям лицензий, приобретенных у поставщиков. Это включает в себя запрет на установку большего количества копий системы, чем предусмотрено лицензиями, или использование программного обеспечения дольше, чем согласованный срок.
Например, если компания приобретает 100 лицензий на Microsoft Office, она должна убедиться, что Office установлен не более чем на 100 машинах. Использование на 101 машине нарушит соблюдение требований. Или если лицензия на 50 пользователей для Adobe Creative Cloud приобретена на 1 год, компания не может использовать инструмент в течение 13 месяцев без продления лицензии.
Риски несоблюдения лицензионных требований
Риски несоблюдения лицензионных требований значительны, включая:
Юридические и финансовые штрафы
- Поставщики ПО могут подать в суд на компании, не соблюдающие условия, что приведет к большим юридическим издержкам, часто достигающим шести или семи цифр
- Аудиты могут выявить проблемы с недолицензированием, что приведет к большим затратам на приобретение дополнительных лицензий, иногда достигающим миллионов
- Штрафы могут превышать 150 000 рублей за каждый случай несоблюдения лицензионных требований
Репутационные потери
- Освещение в СМИ судебных исков и штрафов может сильно повредить репутации организации
- Акционеры, члены совета директоров и аналитики отрасли могут потерять уверенность в контроле компании над управлением
Отключение программного обеспечения
- Поставщики программного обеспечения могут технически заблокировать и отключить продукты, которые не соответствуют требованиям
- Потеря доступа к критически важным программам может парализовать производительность и операционные процессы
- Обходные решения, такие как переустановка операционных систем, могут быть крайне дорогостоящими и трудоемкими
Учитывая широкомасштабные финансовые, юридические и репутационные риски, соблюдение лицензионных требований должно быть главным приоритетом для менеджеров программных активов и генеральных юристов. Ежеквартальные самопроверки, улучшение процессов отслеживания и автоматизированные решения могут помочь снизить риски.
Масштаб потенциальных убытков делает инвестиции в такие программы, как Total Network Inventory, оправданными для обеспечения соблюдения требований. Запланируйте персонализированную демонстрацию сегодня, чтобы узнать больше!
Важность программного обеспечения для отслеживания лицензий
Ручное отслеживание программных лицензий во всей компании с сотнями приложений и тысячами устройств крайне сложно и подвержено ошибкам. Ошибки в таблицах и ненадежная человеческая память неизбежно приводят к установке нелицензионного ПО или ненужным приобретениям лицензий.
Именно поэтому автоматизированные инструменты отслеживания программных лицензий критически важны для поддержания постоянного соблюдения требований. Решения, такие как Total Network Inventory (инструмент отслеживания программных лицензий), предоставляют возможности, которые невозможны при ручных подходах:
- Обнаружение всех систем, установленных на каждом устройстве.
Сканирует всю сеть, чтобы создать полный список всех программ, установленных на серверах, настольных компьютерах и ноутбуках, обеспечивая полную видимость.
- Поддержание центральной базы данных с лицензиями и установками.
Хранит лицензии, установочные места, одобрения и отклонения в базе данных SQL, обеспечивая систему учета для сверки.
- Сравнение установок с приобретенными лицензиями.
Сравнивает фактические установки на компьютерах с приобретенными лицензиями, выявляя несоответствия и позволяя принимать точные решения о добавлении лицензий.
- Уведомление о превышении лимитов на устройствах.
Мгновенно уведомляет о превышении порогов на приобретенных лицензиях - автоматизируя контроль на тысячах конечных точек.
- Предоставление готовых к аудиту отчетов.
Создает комплексные отчеты, детализирующие установки по сравнению с приобретенными лицензиями для внутренних и внешних аудитов, снижая ручной труд и позволяя мгновенно пройти аудиты.
Исключая рискованные и неэффективные ручные подходы, автоматизированные инструменты управления лицензиями, такие как Total Network Inventory, обеспечивают непревзойденную видимость и контроль, делая постоянное соблюдение требований достижимым.
Запускайте аудиты по расписанию! Управление лицензиями на ПО в Total Network Inventory включает возможность планирования задач сканирования. Создавайте собственное расписание и выполняйте ежедневные, еженедельные или ежемесячные лицензионные аудиты в полностью автоматическом режиме. Планируя аудиты вне рабочего времени, вы можете обеспечить бесперебойную работу без замедления сети или прерывания рабочего процесса.
Как достичь соблюдения лицензионных требований
Вот лучшие практики для достижения постоянного соблюдения лицензионных требований:
- Назначьте центральную ответственность: Назначьте специального менеджера по программному обеспечению/лицензиям, ответственного за отслеживание соблюдения требований. Пусть он проводит ежеквартальные аудиты, приобретение лицензий, оптимизацию и т. д.
- Отслеживайте все запросы на программное обеспечение: Записывайте каждый запрос на систему, покупку и лицензионное соглашение с подробными данными об одобрениях, количестве лицензий, условиях и т. д.
- Автоматизируйте с помощью программного обеспечения: Используйте инструменты, такие как Total Network Inventory (инструмент отслеживания программных лицензий), чтобы автоматизировать обнаружение установок по сети для упрощения сверки аудитов.
- Проводите регулярные самопроверки: Проводите ежеквартальные сверки всех установок программного обеспечения с имеющимися лицензиями. Исследуйте несоответствия, удаляйте неиспользуемые инструменты и приобретайте дополнительные лицензии по мере необходимости.
- Ведите полные записи: Документируйте все лицензионные ключи, счета, соглашения, расходы и т. д. в центральной системе, поддерживая записи в актуальном состоянии после новых покупок или вывода программного обеспечения из эксплуатации.
- Удаляйте неиспользуемые программы: Удаляйте приложения, которые мало используются сотрудниками, чтобы оптимизировать расходы на лицензии. Перераспределяйте освобожденные лицензии на необходимые программные средства.
- Покупайте достаточное количество лицензий: Приобретайте дополнительные лицензии во время продлений или новых развертываний на основе максимальных исторических требований к установке. Планируйте рост.
- Уведомляйте сотрудников об изменениях: Информируйте пользователей, службы поддержки и ИТ-команды о новых распределениях лицензий во время продлений, чтобы они правильно одобряли новые установки.
- Обучайте персонал процессам: Обучайте руководство, сотрудников и отдел закупок практикам соблюдения лицензионных требований через семинары и учебные пособия.
Следование этим лучшим практикам управления программными лицензиями снижает риск несоответствия и помогает поддерживать постоянное соблюдение соглашений по всей компании. Внедрение инструментов управления программными лицензиями в ИТ-инфраструктуру является стратегическим решением, которое повышает операционную эффективность и снижает риски, связанные с несоблюдением требований.
Total Network Inventory для управления соблюдением лицензионных требований
TNI — это комплексное программное обеспечение для управления лицензиями, разработанное для решения проблем соблюдения лицензионных требований. Этот комплексный инструмент управления программными лицензиями создан для автоматизации и упрощения сложного процесса отслеживания и управления лицензиями по всей организации.
- Управление программными лицензиями:
TNI превосходно справляется с обнаружением всех лицензий Microsoft в сети, обеспечивая учет каждой лицензии. Он выходит за рамки простого обнаружения, способствуя поддержанию централизованного реестра, в котором фиксируются все приобретенные лицензии вместе с установленным на каждом компьютере программным обеспечением. Этот уровень детализации важен для компаний, чтобы оставаться в курсе своего статуса соответствия, с оповещениями, когда лимиты лицензий нарушаются на любом устройстве.
- Инвентаризация программного обеспечения без агентов:
Одной из ключевых особенностей TNI является его способность проводить тщательные сканирования по всей сети без необходимости установки агентов на отдельных устройствах. Он достигает этого, безопасно подключаясь к конечным точкам сети с использованием учетных данных администратора, обнаруживая детализированные данные об аппаратных и программных ресурсах. Это не только минимизирует время настройки, но и снижает нагрузку на ИТ-персонал, позволяя более эффективно проводить инвентаризацию.
- Централизованное хранение:
TNI предоставляет централизованную базу данных SQL для хранения всей релевантной информации о лицензиях, включая ключи лицензий, даты покупки, счета и связанные расходы. Эта база данных обеспечивает непревзойденную видимость всех лицензий, принадлежащих организации, что облегчает сравнение их с установленным ПО, обнаруженным во время сканирования. Кроме того, она фиксирует местоположение и пользователей каждой установки, что еще больше улучшает возможности управления.
- Запланированные аудиты на соответствие требованиям:
С помощью TNI можно планировать аудиты на соответствие требованиям, которые будут выполняться автоматически в нерабочее время. Эта функция важна для минимизации сбоев в повседневной работе, одновременно обеспечивая своевременное выявление изменений в установках программного обеспечения. Мгновенные оповещения о новых несоответствиях помогают администраторам опережать потенциальные проблемы с соблюдением требований.
- Полные журналы изменений:
Способность TNI фиксировать каждую установку, удаление и обновление программного обеспечения в сети бесценна для отслеживания динамики использования. Эта информация критически важна для принятия обоснованных решений о приобретении и корректировке лицензий. Кроме того, TNI уведомляет администраторов о любых несанкционированных или внесенных в черный список установках, что помогает поддерживать соответствие политике системы.
- Отчеты о соблюдении лицензионных требований:
Функция отчетности инструмента предназначена для создания настраиваемых отчетов, которые сверяют установки программного обеспечения с приобретенными лицензиями. Эти отчеты можно распечатать, экспортировать, отправить по электронной почте и поделиться с ключевыми заинтересованными сторонами, что облегчает прозрачное общение о состоянии соблюдения требований. Более того, TNI предлагает исполнительные панели, которые подчеркивают риски по лицензиям, предоставляя высокоуровневый обзор потенциальных проблем.
Используя Total Network Inventory для автоматизированного отслеживания программных активов, ИТ-администраторы могут сэкономить бесчисленное количество часов благодаря упрощенным аудитам и снижению рисков штрафов за несоблюдение требований.
Используйте наше программное обеспечение для постоянного соблюдения лицензионных требований
Достижение постоянного соблюдения лицензионных требований никогда не было проще, чем с Total Network Inventory. В отличие от обычного инструмента управления лицензиями или ручного отслеживания, TNI служит в качестве системы управления программными лицензиями ИТ-отдела с непревзойденной видимостью позиций лицензий.
Через автоматическое обнаружение, централизованный мониторинг и упрощенную отчетность Total Network Inventory делает управление лицензиями легким. Команды по лицензированию систем могут отслеживать все от записей о покупке до установок и оставаться готовыми к аудиту круглый год.
Уверенность в соблюдении требований также ведет к более легким переговорам по контрактам и прогнозированию требований на основе данных о реальном использовании.
Выбирая TNI для программного обеспечения для соблюдения лицензионных требований, организации могут уверенно навигировать сложностями лицензирования, обеспечивая соблюдение требований и оптимизируя свои инвестиции.
Риски несоблюдения делают программное обеспечение для управления лицензиями необходимостью. Увидьте, как Total Network Inventory удовлетворяет эту потребность с бесплатной пробной версией!
Total Network Inventory 6.3: улучшаем работу с БД!
Очередное обновление Total Network Inventory, которое улучшает возможности управления базами данных, делая работу с хранилищами TNI ещё проще.
Total Network Inventory 6.2: начало больших изменений!
Сегодняшний релиз предоставляет базовый функционал для работы с SQL сервером PostgreSQL.